Przez ponad 15 lat pracy jako lider zespołów sprzedażowych w Polsce i we współpracy z europejskimi oraz amerykańskimi strukturami firm, jedno zrozumiałem na pewno: spotkanie nie zaczyna się wtedy, gdy wszyscy wchodzą do sali lub logują się on-line. Spotkanie zaczyna się na długo przedtem – w głowie lidera. I to właśnie John Maxwell ujął celnie w rozdziale „Zebranie przyniesie korzyści wtedy, gdy rozpoczniesz je, zanim się zacznie”.

W polskich realiach kulturowych – gdzie czasem formalne zebrania bywają bardziej rytuałem niż impulsem do działania – przygotowanie robi ogromną różnicę. Lider, który wcześniej przeanalizuje temat, porozmawia z kluczowymi osobami i zrozumie możliwe reakcje zespołu, wchodzi do sali z przewagą. Z kolei lider, który tylko „odpala prezentację”, w najlepszym razie uzyska bierną zgodę, a w najgorszym – wywoła opór. W tym drugim przypadku – niestety miale wielokrotnie do czynienia osobiście.

🔍 Sekrety efektywnego spotkania wg Johna Maxwella

Maxwell podkreśla 4 filary skutecznego spotkania:

1. Spotkaj się z najważniejszymi osobami jeszcze przed zebraniem. – Prowadzenie rozmów w kuluarach pomaga uniknąć niespodzianek i zyskać sojuszników.
2. Zdefiniuj cel i plan spotkania. – Niech będzie jasne: co chcemy osiągnąć, co ma być efektem.
3. Zadbaj o właściwe osoby na sali. – Lepiej spotkać się w 3 osoby i coś ustalić, niż w 15 i nic nie uzyskać.
4. Po spotkaniu natychmiast działaj. – Przekuj ustalenia w czyny, zanim stracą znaczenie.
5. Wybierz kogoś kto będzie robił notatki – krótkie i zwięzłe oparte na poruszanych problemach n, nie na tym co kto powiedział. Po spotkaniu roześlij notatkę do wszystkich osób uczestniczących w spotkaniu.

👥 Z kim warto się spotykać, a z kim nie?

Warto spotykać się z:

• osobami, które mają realny wpływ na decyzje lub wykonują nałożony na nich plan działania (sprzedaży),
• ludźmi o silnej autorytecie nieformalnym, nawet jeśli pochodzą spoza zespołu którego dotyczy spotkanie – czasem to właśnie oni kształtują nastroje w zespole,
• osobami, które są potencjalnymi opozycjonistami – wcześniejszy kontakt może osłabić ich opór.

Nie warto tracić czasu na:

• spotkania „bo tak wypada”,
• osoby nieprzygotowane, niezainteresowane lub niezaangażowane w dany temat,
• tzw. „obserwatorów” – którzy nic nie wnoszą, ale lubią być obecni.

💡 Co robić z dobrymi radami, które padły podczas spotkania?

Maxwell przypomina: notuj i działaj natychmiast.
Dobre pomysły to waluta, która traci wartość, jeśli ich nie wykorzystasz od razu. Warto mieć osobny dokument z nazwiskiem pomysłodawcy, pomysłem i terminem ewentualnej realizacji. To buduje zaangażowanie i wzmacnia kulturę odpowiedzialności.

🧠 Ćwiczenia – praca własna lidera (z przykładowymi odpowiedziami)

1. Czy organizowane przez ciebie zebrania mają uporządkowaną strukturę?
Tak. Każde spotkanie ma agendę z trzema sekcjami: status, wyzwania, decyzje. Wysyłam ją dzień wcześniej.

2. Czy spotkałeś się z najbardziej wpływowymi osobami? (Przykład: zespół sprzedażowy)
Tak. Przed wprowadzeniem nowej polityki rabatowej rozmawiałem indywidualnie z trzema liderami regionów i jednym z kluczowych handlowców – znanym z silnych opinii. Dzięki temu zebraliśmy cenne uwagi i uniknęliśmy buntu zespołu.

3. Jaki masz plan na wypadek przeprowadzenia dużej zmiany?
Najpierw analizuję interesariuszy i przygotowuję mapę wpływu. Następnie konsultuję zmianę z liderami opinii, przedstawiam rozwiązania alternatywne i szacuję ryzyko. Zawsze tworzę wersję komunikacji oficjalnej i nieoficjalnej.

4. Jak wykorzystuję dobre rady ze spotkań?
Zbieram je w dokumencie „Złote Pomysły”, który omawiam raz w miesiącu z zespołem. Z każdej dobrej rady tworzę zadanie z terminem i przypisaną odpowiedzialnością.